Các cuộc họp làm việc là khủng khiếp. Đây là cách làm cho chúng tốt hơn.

Khi cố gắng hiểu lý do tại sao các cuộc họp rất khó khăn, nó có thể giúp sử dụng sự tương tự của nghề cá đang cạn kiệt nhanh chóng của chúng ta. Ngư dân don lồng thực sự có bất kỳ động cơ nào để ngừng đánh bắt cá và các quốc gia có thể khá đồng ý về việc ai sẽ chịu trách nhiệm về việc cá nào thuộc thẩm quyền của họ. Và vì vậy, không ai làm gì để cải thiện tình hình, trong tất cả khả năng cướp đi các thế hệ tương lai của cơ hội để nhai những cuộn cá ngừ cay và cá kiếm nướng mà chúng ta rất thích.

Văn hóa xung quanh các cuộc họp tại nơi làm việc bị một vấn đề tương tự. Mặc dù hầu hết các cuộc họp đều có một nhà lãnh đạo thực tế, một người nào đó đang điều hành chương trình, nhưng đó không bao giờ là công việc của người đó để tìm ra cách điều hành các cuộc họp tốt. 'Mọi người cũng chấp nhận tình trạng hiện tại là không thể tránh khỏi: Chúng tôi biết các cuộc họp bị thu hút, họ' ve luôn bị hút, vậy tại sao phải lãng phí thời gian để cố gắng làm cho chúng tốt hơn? Kết quả là họ đã tiếp tục lấp đầy lịch trình của chúng tôi trong một loại bi kịch tại nơi làm việc của chung.

Một trong những người được cho là môi trường được cấp, Giáo sư Joseph Allen, giáo sư tâm lý học công nghiệp và tổ chức tại Đại học Nebraska ở Omaha, nói Nghịch đảo. Chúng tôi biết rằng chúng tôi phải có chúng nhưng chúng tôi không đặt nhiều năng lượng phía sau chúng. Và trừ khi tất cả mọi người trong cuộc họp nỗ lực để làm cho nó tốt hơn, thì nó sẽ không thay đổi và điều đó thật kỳ quặc khi ai đó cố gắng làm cho họ tốt hơn.

Khi khả năng giao tiếp với nhau của chúng tôi đã được cải thiện qua nhiều năm, trong một khuynh hướng mỉa mai, lượng thời gian chúng tôi bị mắc kẹt trong các cuộc họp đã thực sự phình to. Nhân viên hiện dành trung bình 23 giờ mỗi tuần trong các cuộc họp, tăng từ ít hơn 10 trong thập niên 1960. Bảy mươi mốt phần trăm các nhà quản lý cấp cao được khảo sát trong một nghiên cứu gần đây được trích dẫn bởi Tạp chí kinh doanh Harvard cho biết họ thấy các cuộc họp không hiệu quả và không hiệu quả. Gần như nhiều cuộc họp cho biết cũng khiến họ không hoàn thành công việc. Allen, người cùng với một số đồng nghiệp tại Đại học Clemson gần đây đã hoàn thành việc đánh giá toàn diện gần 200 tài liệu nghiên cứu về các cuộc họp, nói rằng Lừa quá nhiều giờ. Phát hiện của họ đã được công bố gần đây trên tạp chí Phương hướng hiện tại trong khoa học tâm lý.

Thực tế là các cuộc họp thường gây phiền nhiễu hoặc không cần thiết có nghĩa là họ không cần thiết.

Chúng tôi phải đưa những người có thông tin khác nhau về vấn đề đến với nhau và tìm ra giải pháp sáng tạo và hy vọng Nghịch đảo. Các cuộc họp của nhóm cho phép chúng tôi hợp tác, giúp chúng tôi có được các nguồn lực cần thiết cho một dự án, đưa ra quyết định. Họ thật sự, thực sự quan trọng. Nhưng chúng ta cần phải thực sự cẩn thận về việc sử dụng quá mức.

Một vấn đề khác với các cuộc họp là, mặc dù chúng thực sự khó chịu và thiết yếu đến mức nào, chúng thực sự không được nghiên cứu kỹ lưỡng. Để xem xét về chủ đề này, Allen và nhóm của ông đã kiểm tra mỗi bài báo mà họ có thể thấy rằng Lợn được viết từ năm 2006, ít hơn 200. Điều đó có vẻ rất nhiều, nhưng khi bạn xem xét rằng hơn 1.000 bài báo đã được xuất bản về chủ đề lãnh đạo kể từ đó năm ngoái Một mình, và bạn bắt đầu nhận ra rằng, thực sự, chúng tôi không thực sự biết nhiều về cách điều hành một cuộc họp tốt như chúng ta có thể nên làm.

May mắn thay, hơn 200 nghiên cứu mà Allen và nhóm của ông đã kiểm tra đã làm cung cấp một số hướng dẫn về cách chúng ta có thể làm cho các cuộc họp tốt hơn một chút.

Ôm lời mời lịch sự

Allen nói rằng các nghiên cứu cho thấy chúng ta nên sử dụng nhiều hơn một lời mời lịch sự. Một trong những vấn đề lớn nhất với các cuộc họp thực sự là do ý định tốt; chúng tôi có xu hướng mời quá nhiều người không cần đến đó. Những người tham gia vô tâm, buồn chán đang gặp phải chất độc, nhưng đồng thời, bạn cũng không muốn loại trừ một người có thể có lý do sắc thái hoặc đáng ngạc nhiên hơn khi muốn ở trong phòng. Để giải quyết vấn đề này, Allen đề nghị chấp nhận lời mời lịch sự: một lời mời mà bạn xác nhận rõ ràng rằng bạn chỉ mời họ như một phép lịch sự và có lẽ họ có thể bỏ qua. Mọi người thích bỏ qua các cuộc họp.

Giết báo cáo tình trạng

Allen có toàn bộ thể loại cuộc họp vô cùng phổ biến và không phục vụ mục đích, Allen nói: Cuộc cướp vòng tròn, Trò phạm là những gì mọi người dự định sẽ báo cáo về tình trạng của mọi người trong một vòng tròn và giải thích những gì họ đang diễn ra để hoặc chia sẻ tiến độ trên một dự án nhất định. Loại thông tin này nên được chia sẻ bằng điện tử, và triệu tập mọi người để xác minh nó là một sự lãng phí thời gian. Như Allen nói ngắn gọn: Trừ khi nó gắn liền với một dự án, chúng tôi không cần cuộc họp đó.

Quash Khiếu nại nhưng không phải Truyện cười

Khi một cuộc họp đang diễn ra, những phát hiện của Allen, cho thấy nó thực sự khá quan trọng để tạo không gian cho sự hài hước. Tiếng cười giúp thu hút mọi người vào cuộc trò chuyện, điều này thúc đẩy sự tham gia (mà sau tất cả, là toàn bộ cuộc họp ở nơi đầu tiên.) Mặt khác, Allen nói rằng có một mối nguy hiểm khá lớn để phàn nàn, có vẻ khá hay vô thưởng vô phạt xem lưu lượng truy cập trên 95 ngày hôm nay? TIẾNG) nhưng có thể thúc đẩy cảm giác tách rời và vô vọng.

Don mệnh bị trễ

Trong khi các cuộc họp mà không ai nói chuyện, hoặc nơi một người chi phối cuộc trò chuyện rõ ràng là có vấn đề, Allen nói rằng nghiên cứu chỉ ra rằng cho đến nay, vấn đề ngấm ngầm nhất với các cuộc họp là độ trễ. Trong khi đó, thời gian trên mạng có vẻ như giao thức khá rõ ràng, mức độ mà một người chỉ trễ sáu phút trong cuộc họp có thể làm hỏng toàn bộ sự việc thực sự gây sốc. Một trong những nghiên cứu mà Allen và nhóm của ông đã xem xét, ví dụ, đã cố gắng tìm ra sự khác biệt trong thái độ văn hóa xung quanh độ trễ trên khắp Trung Quốc, Chile, Ý, Mỹ, Đức và Hà Lan. Đây đều là những nền văn hóa nơi làm việc khá khác nhau, với những giá trị khác nhau xung quanh công việc, và vì vậy nhóm Allen, dự kiến ​​sẽ tìm thấy sự khác biệt về văn hóa về mức độ đúng giờ quan trọng. Họ đã không, tất cả.

Có một số sự nhất quán kịch tính trong sự thất vọng của việc xuất hiện muộn trong các cuộc họp, ông Allen Allen nói. Bạn có thể nghĩ rằng văn hóa nông thôn, cuộc sống gia đình của họ, họ là người sẽ ảnh hưởng đến đánh giá của họ về trải nghiệm cuộc họp, nhưng những gì chúng tôi nhận thấy là cùng với toàn cầu hóa nền kinh tế, đã có sự toàn cầu hóa của loại hình này môi trường không gian văn phòng.

Trong những thời điểm chia rẽ, phân cực này, một trong số ít những điều chúng ta tất cả các có điểm chung là chúng tôi muốn mọi người tôn trọng thời gian của chúng tôi. Và khi bạn đến muộn, mọi người không chỉ ngồi đó và hầm về nơi mà họ muốn ở đó; họ cũng nuôi dưỡng cảm xúc xấu về không chỉ cuộc họp này mà tất cả các cuộc họp sẽ đến trong tương lai. Nói cách khác, khi bạn trễ cuộc họp, bạn không chỉ hủy hoại cuộc họp đó cho những người ở đó, mà bạn còn giúp phá hỏng quan niệm của họ về cuộc họp ngay từ đầu. Điều đó nhắc nhở tôi, tôi có lẽ nên máy bay phản lực.

Đây là phiên bản phù hợp của chúng tôi Chiến lược bản tin, một danh sách hàng tuần của những lời khuyên về tài chính, sự nghiệp và lối sống thích hợp nhất mà bạn sẽ cần để sống một cuộc sống tốt nhất. Tôi là James Dennin, biên tập viên đổi mới tại Nghịch đảo. Nếu bạn có câu hỏi về tiền bạc hoặc nghề nghiệp mà bạn muốn xem đã trả lời ở đây, hãy gửi email cho tôi tại [email protected] - và chuyển Chiến lược với liên kết này!